GTD学习笔记

新年的第一天在“褪墨 ”上发现了GTD（Getting Things Done）和ZTD（Zen To Done）这两个概念。昨晚看了《Getting Things Done》，综合了网络上发现的其它信息，做个简单的笔记。
GTD 是“Getting Things Done”（完成每一件事） 的缩写。这是一个被广泛采用的赋予实际行动的时间管理系统。ZTD则更侧重于简洁高效的时间管理。

在“架构研究室 ”上发现了下面的GTD的思维导图。



Douglas Johnston 制作的流程图：摘自www.DIYPlanner.com

笔记摘自“褪墨”
GTD的重点不在于设定任务的优先级，而是制定出在各种情境下的任务列表，如：制定一份“需要打电话”的列表；一份“电脑前可以完成的事情”列表等等。GTD还建议任何两分钟之内可以完成的任务应该马上执行。

两个目的：（1）抓住所有一切需要处理的事情（现在的、以后的、将来某时的；大的、小的、
或者不大不小的）把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。（2）训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定。这样一来，在任何时候，你都把下一步行动计划掌握在手，可以实施或者进行再议。

简单的概括GTD，那就是对任何事情都做好准备。因为我们的想法没有被收集整理，所以我们总是在不断地思考自己需要什么或者现在要做什么。若总让大脑停留在思考要什么，完成什么，和使用大脑记忆这些事件的层次，那么大脑就会没有多余地时间去考虑一件事情该怎么完成了。只有考虑如何完成一件事情才最重要，否者你的想法都是没意义的。

收集
把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱”中。每天抽几十分钟收集一下脑中的信息，记录到你的收集设备中。

处理
将你收集到的任何信息进行处理。每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”。
处理你的收集箱要遵循的工作流程：
从第一条信息开始处理；
每次只处理一条信息；
不把任何信息放回收集箱；
如果任何一项需要做：
马上执行（如果花的时间少于两分钟）
委托别人完成，或者
将它延期
否则：
将它存档以便查询
把它删除，或者
为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行
两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去执行。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

组织
下一步行动（Next actions）：对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。 虽然要完成事项可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够 被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”，“用电话”，“在商场”。
项目（Projects）：每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
等待（Waiting for）：当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。
将来/可能（Someday/Maybe）：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。

使用下一步行动列表而非日历来记录行动，虽然日历非主要的工具，但是可以用来跟踪预约和委托，提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等。
字母顺序组织的归档系统或43 Folders系统（按照12月、31天，共43个文件夹）。

回顾
按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动，那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾，指定计划，或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。
1. 我可以做什么使下一周有所改进？
2. 这周最使我感到骄傲的是什么？
3. 这周我取得的最大成果是什么？
4. 这周我做了什么使我更接近自己的目标？
5. 这周我遇到的困难有哪些？为什么？
6. 这周内，我白白浪费时间最多的是什么？
7. 这周我做了什么使我感到羞愧？

执行
如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们，那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。

简单做(ZTD)的十个好习惯总结
同样摘自褪墨。

习惯1：收集 —— 全面收集
随身携带一个小笔记本（或者任何记录工具），用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。这个习惯与GTD的基本完全相同，但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。

习惯2：处理 —— 快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积
第一，限制你的收件箱。列出所有你收集信息的途径，评估每一条途径带来的价值，合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。
第二，管理你的收件箱。

习惯3：计划 —— 设定每天，每周的最重要的事(MIT)
每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。这样，你的每一天和每一周都被设定了目标，与其盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！发现，安排，完成，回顾！

习惯4：执行 —— 一心一意，每次只执行一件事
执行作为一切时间管理的核心，是ZTD中非常重要的一部分。你应当在不分心的情境下，一次只执行一件事。既不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。

习惯5：信任的系统 —— 建立简单的列表，并每日查看
ZTD（简单做）建议你尽可能的维持列表简单化。不要增加复杂的系统，也不要持续尝试新工具，以免时间上的浪费。

习惯6：管理 —— 一个存储所有信息的地方
把所有接收的信息都放入你的收集箱中，处理你的收集箱，执行任务，完成任务。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作，也避免的拖延的。

习惯7：回顾 —— 每周回顾你的系统和目标
重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。

习惯8：简化 —— 减少你的任务清单，只留下最必要的
将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，不断地简化自己的任务清单，确定你的任务只是最重要的。

习惯9：常规 —— 设定每周、每日例程
设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自 己的生活，设定日程，并且跟着它走。

习惯10：激情 —— 做你充满梦想的事情
当你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。所以，培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情，使你精神饱满，动力十足。